1160 Student E-Mail System Use

RATIONALE:  这项政策是为了建立十大菠菜台子为每个学生提供的电子邮件地址，作为大学和学生之间的官方沟通方式.  In addition, 该政策试图确保这一通讯设施不被滥用，并且学生不会因其使用而感到不便.  它要求所有学生定期查看学校提供的电子邮件，并对使用该系统发送的信息负责.

POLICY:  与学生建立持续的沟通, 十大菠菜台子为每位学生提供电子邮件服务和官方的十大菠菜台子电子邮件地址.  十大菠菜台子系, operating units, 教师和工作人员应使用十大菠菜台子的电子邮件地址与学生进行正式沟通.  学生有责任审查从大学发送到十大菠菜台子电子邮件地址的通信.

SCOPE AND APPLICABILITY:  此政策适用于所有学生的电子邮件发送到或从一个地址在奥克兰.edu domain.

DEFINITIONS:  

Communications Use:  通信使用是指个人之间或个人之间的标准电子邮件消息传递.

Confidential Data:  Defined in OU AP&P #860 Information Security.

E-mail Address/E-mail Account:  在奥克兰的电子邮件服务中分配的唯一名称.edu domain.

Official Use:  Official Use includes, but is not limited to, 教师和学生之间的沟通, communication within a course, 与学生就注册事宜进行行政沟通, billing and collection, 工资问题和其他类似问题, 校园关闭和危机更新, 并从大学传播和营销汇总新闻和信息.  Official Use will comply with OU AP&p# 420员工广播电子邮件程序 不包括征求购买或销售或任何形式的广告, 特别是来自第三方.  因此，学生的电子邮件列表可能不会出售或提供给这样的目的.

PROCEDURES:  

A.  十大菠菜台子为学生提供电子邮件服务, 供学生通讯使用, 及供大学社区官方使用.

B.  所有电子邮件的使用必须符合州和联邦法律的规定, 包括1974年的《十大菠菜软件》(FERPA).

C.  所有电子邮件的使用必须符合适当的使用标准，包括 OU AP&大学信息技术资源的利用，并受该政策中所述的责任、限制和制裁.

D.  学生电子邮件列表不得出售, 共享或以其他方式分发给第三方, 除非经批准的大学协议或合同另有规定.  电子邮件地址和名单的隐私必须符合大学隐私声明中规定的要求.

E.  学生有责任定期检查他们的电子邮件地址.e.(每周一次)，并负责以该模式发送或接收的通信.  将电子邮件从十大菠菜台子电子邮件帐户转发到另一个电子邮件帐户时, 学生有责任确保其他电子邮件帐户正常运行并能够接收公开大学的电子邮件.

F.  虽然大学将使用这种沟通机制的官方用途, 学生仍然需要遵循教育和业务流程的标准程序，如注册和付款.

G.  使用官方电子邮件的用户必须认识到，从发送点到端点的电子邮件本质上是不安全的, and as such, 应小心不要在电子邮件中透露机密资料.

H.  被授权方可以发送广播电子邮件，并负责获得有关目的和内容的任何必要的签字. 只有校长才有权发送学生广播邮件, Vice Presidents, Director – Chief of Police, 大学传播与市场营销, and their designees.

RELATED POLICIES AND FORMS:  
   

APPENDIX: